Toen het Vlaamse overheidsagentschap AHOVOKS de uitrol van Microsoft Copilot wilde voorbereiden, botsten ze op een sterk verspreid informatielandschap.
Zeticon sprong aan boord om een doordachte informatiearchitectuur uit te tekenen die zowel de interne efficiëntie als de databeveiliging aanzienlijk verhoogde.
Het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) beheert een brede en vertrouwelijke verzameling dossiers, gaande van studietoelagen en examenresultaten tot personeelsadministratie.
Omdat de verschillende interne afdelingen elk met hun eigen processen en opslaglocaties werkten, dreigde bij de introductie van AI het bekende principe van garbage in, garbage out.
Zonder een duidelijke structuur vooraf bestond bovendien het reële risico dat een tool als Microsoft Copilot gevoelige gegevens zomaar zou tonen aan medewerkers die daar eigenlijk geen toegang toe mochten hebben.
De druk op het team was groot om snel een strategische en veilige oplossing te vinden, maar de beschikbare tijd was beperkt.
Structureren is cruciaal, het helpt om keuzes te maken in wat urgent is en welk risico aanvaardbaar is. Zonder goede structuur kan je een goed gebruik van SharePoint eigenlijk vergeten.
Pieter Baeten
-
AVOHOKS
Zeticon startte met een intensieve verkenningsfase waarin ze via workshops met de procesverantwoordelijken de bestaande SharePoint-omgevingen analyseerden.
Op basis van die knelpunten ontwierpen ze een toekomstgerichte blauwdruk, gebaseerd op de fundamentele principes van slim informatiebeheer:
Dankzij deze heldere structuur kan AHOVOKS specifieke documenten via Microsoft Purview-labels gericht afschermen voor AI-toepassingen.
Het traject leverde niet alleen een bruikbaar architectuurvoorstel op, maar zorgde ook voor een groter bewustzijn rond databeheer binnen de organisatie. De handvatten liggen er nu om zelfverzekerd verder te bouwen aan een veilige digitale werkomgeving.
Meer weten over hoe de experts van Zeticon informatiebeheer klaarmaken voor de toekomst?
Over de experts achter dit project
Zeticon
Dé experts voor alles rond informatiebeheer en Digital Asset Management
.webp)
Bij OECO zijn we ervan overtuigd dat technologie geen doel op zich is, maar een katalysator die businesswaarde creëert binnen organisaties. Samen met jou analyseren Pieter en Peter de noden van je bedrijf en gidsen ze je naar de beste oplossing binnen ons ecosysteem.
